Investimenti mirati in tecnologia, a fronte di un piano per il cambiamento: la strategia viene prima di tutto

20/05/2023

La chiave dell'eccellenza operativa è la comprensione delle attività operative. Devi sapere cosa fai, come lo fai e perché è importante. Una volta che hai un quadro chiaro delle operations, la tecnologia può aiutare a renderle più efficienti.

Uno dei modi principali per raggiungere l’eccellenza operativa è far sì che la tecnologia lavori per l’organizzazione. Se ben strutturata e implementata, la tecnologia può aiutare a snellire i processi e a risparmiare tempo nelle attività di routine. Il tempo e l’energia in più possono essere utilizzati per concentrarsi su attività di maggior valore che, in ultima analisi, migliorano le prestazioni.

La chiave dell’eccellenza operativa è la comprensione delle attività operative. Devi sapere cosa fai, come lo fai e perché è importante. Una volta che hai un quadro chiaro delle operations, la tecnologia può aiutare a renderle più efficienti.

L’eccellenza operativa non consiste solo nel far lavorare la tecnologia per le persone però, si tratta anche di utilizzarla per creare nuove opportunità. Ad esempio, quando si utilizza l’intelligenza artificiale (AI) per analizzare i dati e formulare raccomandazioni in base ad essi, è possibile agire più rapidamente e ottenere risultati migliori rispetto a quelli che si otterrebbero agendo manualmente. Ma la tecnologia da sola non basta. È necessario sapere cosa si vuole e sapere utilizzare gli strumenti disponibili per ottenerlo. Ciò significa che è necessaria una visione chiara e strategica per l’azienda e predisporre le giuste risorse per assicurarsi che ciò avvenga.

Il primo passo verso l’eccellenza operativa è identificare i punti in cui i processi aziendali sono inefficienti. A tal fine è possibile condurre uno studio dei tempi di esecuzione o un’analisi “time and motion”, che consiste nell’analizzare il modo e i tempi in cui un dipendente o un team svolge le proprie mansioni, è possibile condurre un audit dei processi o un’analisi di “value stream map”, che prevede l’identificazione di ogni fase del processo e la valutazione del suo valore per il cliente. Puoi quindi utilizzare la tecnologia per monitorare le attività del team nel tempo e determinare se sta lavorando in modo efficiente.

Una volta individuate le inefficienze, è necessario elaborare un piano per risolverle. Ciò potrebbe comportare la riqualificazione dei dipendenti, la modifica delle loro responsabilità o l’implementazione di nuove tecnologie. È inoltre necessario sviluppare dei parametri di riferimento (KPI) per misurare il successo e monitorare i progressi nel tempo.

Dopodichè è il momento di implementare i cambiamenti. Da dove partire? Si può iniziare identificando i problemi più comuni e fare un brainstorming di soluzioni con il team interessato dal cambiamento. Una volta ottenuto un elenco di soluzioni, se ne scelgono una o due che avranno il maggiore impatto sulle prestazioni dell’azienda nel suo insieme. Con queste informazioni, si può iniziare ad apportare modifiche volte a eliminare gli sprechi e a migliorare l’efficienza complessiva dei processi. Ciò può includere, ad esempio, lo snellimento delle fasi del processo (eliminando le ridondanze) o l’automazione di alcune attività.

E’ piuttosto nota la statistica secondo cui la maggior parte delle aziende è insoddisfatta dei propri investimenti in tecnologia, generalmente perchè manca un piano, e a monte, una strategia.

La tecnologia fa la differenza nel modo in cui l’ organizzazione opera e funziona, ma è più di un semplice insieme di strumenti per aiutare le persone a fare le cose. La tecnologia può essere uno strumento potente per realizzare un vero cambiamento, a patto che si abbia un piano efficace per utilizzarla. Occorre sapere cosa si vuole ottenere dalla tecnologia e ci si deve assicurare che il piano sia realistico e realizzabile.

Per essere efficace nella tua organizzazione, la tecnologia deve far parte di una strategia più ampia. Il primo passo consiste nel determinare quali aspetti della organizzazione sono più critici per il suo successo, quindi creare un piano basato su tali aree. Alla base della creazione di un piano efficace per l’utilizzo della tecnologia c’è la comprensione della cultura e dei valori dell’organizzazione. Cosa significa per un’azienda essere innovativa? Cosa significa per il team sentirsi responsabilizzato? Come si misura la produttività, l’efficienza e l’efficacia?

Per creare una strategia tecnologica veramente di impatto, è necessario sapere cosa si intende innanzitutto per successo, e questo inizia con la comprensione degli obiettivi della organizzazione.

Ci sono molti modi per usare la tecnologia e impattare sia le persone all’interno dell’organizzazione, che possono beneficiare di una maggiore efficienza, di una migliore comunicazione, di un’organizzazione del lavoro più flessibile e di una maggiore soddisfazione lavorativa, che gli stakeholders esterni, come clienti, fornitori e partner, che possono beneficiare di prodotti, servizi e interazioni migliori.

  • Automazione – la tecnologia può automatizzare le attività ripetitive o di routine e che richiedono tempo, liberandone al team che può concentrarsi su lavori più importanti e ad alto valore aggiunto
  • Comunicazione – gli strumenti di comunicazione, non solo i tool per videoconferenze, ma anche la messaggistica istantanea per esempio, rendono più facile la collaborazione tra i team indipendentemente dalla loro posizione fisica
  • Analisi dei dati – elaborare e analizzare grandi quantità di dati, con la finalità di fornire informazioni utili per le decisioni strategiche
  • Coinvolgimento dei clienti – può migliorare l’esperienza dei clienti, ad esempio attraverso chatbot, raccomandazioni personalizzate e interazioni sui social media
  • Produttività – la tecnologia può aumentare la produttività grazie a software di gestione dei progetti, applicazioni per il monitoraggio del tempo e sistemi di gestione dei documenti
  • Innovazione – l’uso dei tool può consentire alle organizzazioni di innovare, ad esempio attraverso strumenti di ricerca e sviluppo, prototipazione e simulazione
  • Flessibilità – si può offrire ai membri del team la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, utilizzando dispositivi mobile e applicazioni basate su cloud
  • Sicurezza – la tecnologia può migliorare la sicurezza, ad esempio attraverso la crittografia, i firewall e l’autenticazione a più fattori
  • Vantaggio competitivo – è possibile creare vantaggio competitivo, attraverso prodotti con esperienza d’uso migliori, tempi di commercializzazione più rapidi e un migliore servizio clienti

Le aree coinvolte possono includere le operations, il marketing, il customer success, le risorse umane e la finanza, tra le altre.